校內(nèi)各有關(guān)單位：

為做好校慶檔案歸檔工作，確保各類檔案及時(shí)、準(zhǔn)確、完整歸檔，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一,、歸檔范圍

在校慶工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表,、聲像,、實(shí)物等不同載體形式的文件材料,。文件材料的歸檔范圍按照《西北大學(xué)校慶檔案歸檔范圍和保管期限表》（附件1）執(zhí)行。

二,、歸檔時(shí)間

 2023年6月30日前,。

三、歸檔要求

1,、請(qǐng)各單位按時(shí)移交檔案,，做到立卷規(guī)范，歸檔材料齊全,、完整,；希望各單位分管檔案工作的負(fù)責(zé)人切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員切實(shí)履行檔案工作職責(zé),，做好本單位檔案材料的歸檔工作,。任何單位和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。

2,、涉密檔案單獨(dú)立卷歸檔,，“堅(jiān)持上網(wǎng)信息不涉密，涉密信息不上網(wǎng)”,，其中涉密歸檔材料的移交目錄請(qǐng)用涉密計(jì)算機(jī)打印或手工填寫(xiě)送交檔案館,。

3. 歸檔單位移交檔案材料時(shí)須填寫(xiě)《西北大學(xué)檔案移交目錄》（附件2）一式2份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后,，歸檔單位和檔案館各存1份,。

4、歸檔所需的案卷封皮從檔案館領(lǐng)取,，卷內(nèi)目錄（附件3）,、備考表（附件4）附后。

5,、歸檔請(qǐng)用西北大學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)提交目錄及原文,，聲像檔案文件請(qǐng)上傳原文件至系統(tǒng)并拷貝本地備份移交，文件格式需符合西北大學(xué)檔案信息系統(tǒng)要求的格式,。如確因現(xiàn)實(shí)問(wèn)題文件格式和大小無(wú)法符合上傳要求,，需要選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行移交。

6,、歸檔文件材料需準(zhǔn)備一式三份,，原件交檔案館歸檔，一份交校慶辦留存,，一份原單位自行留存,。

四、移交地點(diǎn),、聯(lián)系人及電話

地址：太白校區(qū)圖書(shū)館一層?xùn)|側(cè)檔案館110室,。

聯(lián)系人：趙嘉文

聯(lián)系電話：88302979

附件：1.西北大學(xué)校慶檔案歸檔范圍和保管期限表

2.西北大學(xué)檔案移交目錄

3.卷內(nèi)目錄

4.備考表

   5.歸檔系統(tǒng)說(shuō)明

                                                                                               檔 案 館

                                                                                               校 慶 辦

                                                                                            2023年3月22日